Vks Kollaborativer Schreibtisch

VKS Kollaborativer Schreibtisch

D0075-R01 | Basisdienst in der Domäne Elektronische Verwaltungsarbeit

Kurzbeschreibung

Der Dienst unterstützt das Organisieren von Gruppen, Gremien und Sitzungen durch gemeinsame Aufgaben, Kalender, Termine, Kontakte und Ablagen für den gruppenbezogenen nicht aktenrelevanten Austausch zwischen den Gruppenteilnehmern. Eine Gruppe kann dabei auch Personen außerhalb der Bundesverwaltung umfassen.

Kernfunktionalitäten

Teamablagen verwalten: Es können gemeinsame Speicherorte für Teams bereitgestellt und verwaltet werden, um Dokumente, Dateien zu speichern, zu organisieren und gemeinsam zu nutzen.
Dokumente bearbeiten: In den Ablagen organisierte Dokumente können gemeinsam zeitgleich mit Hilfe einer integrierten Office-Lösung bearbeitet werden.
Arbeitsaufträge verwalten: Arbeitsaufträge können erfasst, zugewiesen, verfolgt und der Status der Bearbeitung überwacht werden.
Sitzungen planen und vorbereiten: Sitzungstermine werden geplant, Einladungen verteilt, Sitzungsunterlagen erstellt und bereitgestellt, notwendige Ressourcen und Infrastruktur für den Termin organisiert.
Sitzungen managen: Sitzungsverläufe und -ergebnisse werden protokolliert und das Protokoll mit den Stakeholdern abgestimmt.
Termine und Terminserien abstimmen und überwachen: Einzeltermine oder wiederkehrende Termine können vorgeschlagen und abgestimmt werden, um dann mittels der Rückmeldung auf Termineinladungen die Teilnahme der Stakeholder nachzuverfolgen.
Gruppenkalender verwalten: Für eine definierte Gruppe (Team) kann ein eigenständiger gemeinsamer Kalender geführt werden. Alle Gruppenmitglieder können den Kalender pflegen.
Gruppenmitglieder und Kontakte verwalten: Die Kontaktinformationen zu den einzelnen Gruppenmitglieder werden erfasst und gepflegt. Die einzelnen Gruppenmitglieder können unterschiedliche Zugänge und Bearbeitungsrechte für die Kernfunktionalitäten des Dienstes erhalten.

Diensteschnittstellen

Dokumente austauschen: Dokumente können mit anderen Lösungen ausgetauscht werden (z.B. Dateiablage, Office-Suite im Dienst Standard-Arbeitsplatz bzw. Ultramobile IT).
Schnittstellen zu Infrastrukturdiensten: Identity-Access-Management; Standard-Arbeitsplatz und Ultramobile IT; Betriebsplattform und Netze.

Abgrenzung

Dieser Dienst umfasst nicht die durch den Dienst Standard-Arbeitsplatz abgebildete Verwaltung der Dokumente, Aufträge, Termine und Kontakte einzelner Beschäftigter. Dieser Dienst umfasst ebenfalls nicht die rechtssichere Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten (Akten- und Dokumentenverwaltung) sowie die Abwicklung von datenbasierten Prozessen. Der Dienst umfasst bei der Vorbereitung von Sitzungen nicht die im Dienst Raumdisposition enthaltene Zuteilung von Räumen. Der Dienst baut auf den Basisanwendungen des Dienstes Standard-Arbeitsplatz auf und ergänzt diese, ohne sie zu ersetzen.

Informatorische Ergänzungen aus Maßnahmen- und Lösungslandkarte (u.a. aus Portfolio GIB, IT-Rahmenkonzept, VITD-Produktkatalog)