PRD Raumdisposition

    D0174-R01 | Querschnittsdienst in der Domäne Enterprise Ressource Planning

    Kurzbeschreibung

    Der Dienst bietet die Bereitstellung und Zuteilung von Räumen und Arbeitsplätzen für bestimmte Zeiträume an bestimmte Personen an.

    Kernfunktionalitäten

    • Raumbelegung planen: Räume und Arbeitsplätze können auf Basis des Raumbuches bestimmten Personen zugewiesen oder für die zeitlich befristete Nutzung nach Reservierung bereitgestellt werden. Es können Belegungs- und Nutzungsnachweise von Räumen und Arbeitsplätzen erstellt werden.
    • Räume und Arbeitsplätze buchen: Räume, wie Besprechungsräume, und Arbeitsplätze können mit Raum- und Ausstattungsinformationen angeboten und über ein Reservierungssystem im Self-Service reserviert bzw. gebucht werden.
    • Telepräsenz planen: Die Planung der Telepräsenz wird unterstützt, um Raumkapazitäten optimal auszulasten.
    • Besuchende verwalten: Die Anmeldung, Kontrolle und Abmeldung von Besucherinnen und Besuchern beispielsweise am Empfang wird unterstützt.
    • Parkplätze verwalten: Parkräume können verwaltet und für die Reservierung angeboten werden.
    • Schlüsselvergabe und Schließpläne verwalten: Der Zutritt zu Liegenschaften und Räumen kann über die Vergabe und Verwaltung von (elektronischen) Schlüsseln gewährt werden. Ausgabe und Rücknahme von (elektronischen) Schlüsseln, das Management von Verlusten und Nachbeschaffungen sowie das Erarbeiten und Nachhalten von Schließplänen werden unterstützt.
    • Umzüge unterstützen: Die Planung und die Ausführung von Umzügen werden unterstützt.

    Diensteschnittstellen

    • Raumbuch nutzen: Das Raumbuch aus der Liegenschaftsverwaltung wird für das Angebot von Räumen genutzt.
    • Raumreservierung einbinden: Die Reservierung von Räumen oder Arbeitsplätzen kann in den Dienst E-Mail und Kalender (z.B. MS Outlook) eingebunden werden.
    • Personaladministrationsdaten übernehmen: Für die Planung der Raumbelegung und Ausstattung werden Dienstposteninformationen und Personaleinsatzplanungsdaten aus der Personalverwaltung genutzt.
    • Wegeleitsystem unterstützen: Die Übergabe von Raum- und Besucherinformationen an Wegeleitsysteme oder elektronische Türschilder wird über eine Standard-Schnittstelle unterstützt.
    • Schnittstellen zu Infrastrukturdiensten: Identity-Access-Management; Standard-Arbeitsplatz und Ultramobile IT; Betriebsplattform und Netze.

    Abgrenzung

    Die Steuerung von elektronischen Schließsystemen ist nicht Bestandteil des Dienstes.

    Informatorische Ergänzungen aus Maßnahmen- und Lösungslandkarte (u.a. aus Portfolio GIB, IT-Rahmenkonzept, VITD-Produktkatalog)

    • IT-Maßnahme (bzw. IT-Verfahren): Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Lösung (CAFM)
    • IT-Lösung(en): CAFM Bund (CAFM)