PLZ Lizenzmanagement

    D0210-R01 | Querschnittsdienst in der Domäne Enterprise Ressource Planning

    Kurzbeschreibung

    Der Dienst umfasst die rechtssichere Erfassung der erworbenen Software-Nutzungsrechte (Lizenzen) und die Ermittlung des Lizenzbedarfs auf Basis der Softwarenutzung. Daraus können die Lizenzkonformität und etwaige Beschaffungsbedarfe ermittelt werden.

    Kernfunktionalitäten

    • Lizenzbestand dokumentieren und verwalten: Auf Basis eines einheitlichen Softwarekatalogs werden die erworbenen Lizenzen inventarisiert (kaufmännisches Inventar).
    • Softwareeinsatz auf den Lizenzbedarf untersuchen: Das Ziel der technischen Inventarisierung ist die Bestimmung des effektiven Lizenzbedarfs durch die Auswertung der Softwarenutzung. Dafür wird erhoben, welche Softwareprodukte auf welchen Geräten installiert sind und von welchen Nutzenden auf diese zugegriffen wird.
    • Lizenzbilanz erstellen: Als Lizenzbilanz wird die produktspezifische Gegenüberstellung der vorhandenen Nutzungsrechte (Lizenzbestand) mit der tatsächlichen Nutzung (Lizenzbedarf) bezeichnet. Sie ermöglicht die Sicherstellung der korrekten Lizenzierung und zeigt Handlungs- bzw. Optimierungsbedarfe auf.
    • An auslaufende Lizenzen und Verträge erinnern: An Lizenzen oder zugehörigen Verträgen können wichtige Termine hinterlegt werden, so dass das System frühzeitig Erinnerungsnachrichten versenden kann.

    Diensteschnittstellen

    • Lizenzdaten empfangen: Das Lizenzmanagement empfängt für die kaufmännische Lizenz-Inventarisierung Bestell- und Rechnungsdaten aus den Diensten Beschaffung bzw. Haushaltsbewirtschaftung.
    • Lizenzbedarf übermitteln: Der Lizenz-Beschaffungsbedarf wird an die Dienste Beschaffung bzw. Vergabemanagement weitergeleitet.

    Abgrenzung

    Der Dienst umfasst nicht die Lizenz-Beschaffung und nicht den Dienst Bestandführung/Inventarisierung allgemein, sondern nur die Bestandsführung und Inventarisierung von Softwarelizenzen.

    Informatorische Ergänzungen aus Maßnahmen- und Lösungslandkarte (u.a. aus Portfolio GIB, IT-Rahmenkonzept, VITD-Produktkatalog)

    • IT-Maßnahme (bzw. IT-Verfahren): SAM-Tool des Bundes
    • IT-Lösung(en): SAM-Tool des Bundes