Ses Ersetzendes Scannen

SES Ersetzendes Scannen

D0131-R01 | Infrastrukturdienst in der Domäne Infrastruktur

Kurzbeschreibung

Dieser Dienst stellt zentral einheitliche Scanfunktionalitäten für Fachanwendungen bzw. Nutzende bereit, um dezentral Dokumente für die digitale Verarbeitung ersetzend zu scannen.

Kernfunktionalitäten

Papierdokumente dezentral einscannen: Dokumente, Schriftverkehr etc. können dezentral eingescannt werden. Die Digitalisate können an andere Dienste und Verfahren zur Weiterverarbeitung übergeben werden. Der Dienst umfasst dabei interoperable standardisierte Software.
Inhalte aus Digitalisaten auslesen: Inhalte von eingescannten Dokumenten können mit Hilfe von OCR-Technologien (teil-)automatisiert ausgelesen und zu weiteren Bearbeitung dem Digitalisat hinzugefügt werden. Dies umfasst zudem Schlagworte und Metadaten (z.B. Rechnungsnummern, Namen, Adressen).
Metadaten prüfen und korrigieren: Metadaten, die nicht vollständig ausgelesen werden konnten, werden zur Prüfung und Korrektur mit Hilfe von Erfassungsoberflächen bearbeitet. Die Qualität und Vollständigkeit des Digitalisats wird Prozesse sichergestellt, die mit der Technischen Richtlinie des BSI Resiscan konform sind. Daher erfolgt keine Veränderung der Wiedergabe des Originals. Sollte dies der Fall sein, muss neu eingescannt werden.
Digitalisate regelbasiert weiterleiten: Auf Basis definierten Regeln können Digitalisate Vorgängen und Sachbearbeitenden zugeordnet und bei Bedarf gesiegelt werden. Dafür stehen fachliche Administrationskomponenten zur Verfügung.

Diensteschnittstellen

Digitalisate an Dokumentenverwaltung übergeben: Die Digitalisate werden über Standardschnittstellen an den Dienst Akten- und Dokumentenverwaltung übergeben.
Behördensiegel einbinden: Digitalisate können an den Dienst Dokumentensignatur gesendet werden, damit sie dort gesiegelt werden. Dazu muss die Identität des Nutzenden mitgeliefert und dessen Rolle abgerufen werden, damit das richtige Behördensiegel verwendet wird.
Rollen und Rechte beziehen: Rollen- und Rechte der Nutzenden können aus dem Dienst [Identity-Access-Management] bezogen werden.
Schnittstellen zu Infrastrukturdiensten: Identity-Access-Management; Standard-Arbeitsplatz und Ultramobile IT; Betriebsplattform und Netze.

Abgrenzung

Der Dienst umfasst nicht Self-Scan (z.B. Beihilfe-App des Bundesverwaltungsamtes) und Standardfunktionen der IT-Arbeitsplätze, die z.B. durch Multifunktionsgeräte auch Scanfunktionalität beinhalten können. Ein lediglich beweiswerterhaltendes Scannen (ohne Vernichtung des Originals) ist für diesen Dienst nicht vorgesehen.

Informatorische Ergänzungen aus Maßnahmen- und Lösungslandkarte (u.a. aus Portfolio GIB, IT-Rahmenkonzept, VITD-Produktkatalog)